Deutschland hat zum 1. Januar 2025 neue Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt. Die Änderung bedeutet jedoch nicht, dass seit diesem Zeitpunkt jedes Unternehmen sofort E-Rechnungen ausstellen muss. Die Verpflichtung wird schrittweise eingeführt, wobei unterschiedliche Regelungen für den Empfang und die Ausstellung von Rechnungen gelten.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen in Deutschland ansässige Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen bei inländischen B2B-Umsätzen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise für bestimmte Unternehmen und bestehende Systeme bis Ende 2027.
Zuletzt aktualisiert:
Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wurde unter Einsatz eines KI-Systems erstellt. Die enthaltenen rechtlichen und steuerlichen Angaben wurden anhand der aktuellen Hinweise des Bundesministeriums der Finanzen und der geltenden Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes geprüft.
Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung dar. Unternehmen sollten die Anwendung der Vorschriften auf ihren konkreten Fall mit einem qualifizierten Steuerberater abstimmen.
E-Rechnung in Deutschland: Die wichtigsten Regeln im Überblick
Regelung
Stand 2026
Empfang von E-Rechnungen
In Deutschland ansässige Unternehmen müssen grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Aus technischer Sicht genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach.
Ausstellung von Rechnungen im Jahr 2026
Für betroffene inländische B2B-Umsätze dürfen Unternehmen bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Andere elektronische Rechnungen, beispielsweise einfache PDF-Dateien, dürfen während dieses Zeitraums mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls verwendet werden.
Ausstellung von Rechnungen im Jahr 2027
Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als €800.000 betrug, dürfen sonstige Rechnungen noch bis zum 31. Dezember 2027 verwenden. Für bestimmte bestehende EDI-Verfahren gilt ebenfalls eine Übergangsfrist bis Ende 2027.
Ab dem 1. Januar 2028
Unternehmen, die unter die Vorschriften fallen, müssen für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen ausstellen, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.
Einfache PDF-Rechnungen
Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten gilt als „sonstige Rechnung“ und nicht als E-Rechnung.
Aufbewahrungsfrist
Rechnungen müssen für umsatzsteuerliche Zwecke grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format muss eine automatische elektronische Verarbeitung der enthaltenen Informationen ermöglichen.
Entscheidend sind die strukturierten Daten. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung, die per E-Mail verschickt wird, liegt zwar in digitaler Form vor, gilt für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 jedoch nicht als E-Rechnung im Sinne der deutschen Vorschriften.
Eine Rechnung gilt grundsätzlich als E-Rechnung, wenn ihr Format der europäischen Normenreihe EN 16931 entspricht. Auch ein anderes zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbartes strukturiertes Format kann zulässig sein, wenn sich daraus alle nach dem deutschen Umsatzsteuerrecht erforderlichen Angaben richtig und vollständig extrahieren lassen.
Ist die E-Rechnung 2026 in Deutschland verpflichtend?
Bei der E-Rechnung muss zwischen der Fähigkeit zum Empfang und der Verpflichtung zur Ausstellung unterschieden werden.
E-Rechnungen empfangen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen in Deutschland ansässige Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Diese Verpflichtung gilt auch für Unternehmen, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Kleinunternehmer können zwar von der Ausstellung eigener E-Rechnungen befreit sein, müssen eingehende E-Rechnungen aber trotzdem empfangen können.
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Empfangsplattform vor. Nach Angaben des Bundesministeriums der Finanzen genügt bereits ein E-Mail-Postfach. Unternehmen können außerdem Buchhaltungssoftware, elektronische Schnittstellen, Kundenportale oder andere vereinbarte Übertragungswege verwenden.
E-Rechnungen im Jahr 2026 ausstellen
Während des Jahres 2026 gilt weiterhin eine allgemeine Übergangsregelung. Für betroffene inländische B2B-Umsätze dürfen Rechnungsaussteller bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin folgende Rechnungsarten verwenden:
Papierrechnungen; oder
sonstige elektronische Rechnungen, einschließlich einfacher PDF-Rechnungen, wenn der Empfänger diesem elektronischen Format zustimmt.
Solche Rechnungen können während der geltenden Übergangsfrist weiterhin umsatzsteuerlich ordnungsgemäße Rechnungen darstellen. Die Aussage, dass seit dem 1. Januar 2025 jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen ausstellen muss, ist daher nicht korrekt.
Was ändert sich 2027?
Am 1. Januar 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist. Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als €800.000 betrug, dürfen sonstige Rechnungen jedoch noch bis zum 31. Dezember 2027 ausstellen.
Für Unternehmen mit einem höheren Vorjahresumsatz kann die Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen bereits ab dem 1. Januar 2027 gelten, sofern der betreffende Umsatz unter die Vorschriften fällt und keine Ausnahme anwendbar ist.
Eine weitere Übergangsregelung erlaubt die Nutzung bestimmter bestehender EDI-Verfahren, die noch nicht vollständig den neuen Anforderungen an eine E-Rechnung entsprechen, bis Ende 2027.
Was ändert sich 2028?
Nach Ablauf der Übergangsfristen müssen Rechnungen für betroffene Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen grundsätzlich in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Die gesetzlich vorgesehenen Ausnahmen bleiben weiterhin bestehen.
Welche Umsätze fallen unter die E-Rechnungspflicht?
Die umsatzsteuerlichen Regelungen betreffen hauptsächlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Als inländisch gilt ein Unternehmen grundsätzlich dann, wenn sich sein Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am betreffenden Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland befindet.
Ein ausländisches Unternehmen wird nicht allein deshalb zu einem inländischen Unternehmen, weil es in Deutschland umsatzsteuerlich registriert ist. Grenzüberschreitende Geschäftsvorfälle müssen daher gesondert geprüft werden.
Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung greift grundsätzlich nur dann, wenn nach dem deutschen Umsatzsteuerrecht überhaupt eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht.
Welche Umsätze sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt nicht für jede Rechnung. Zu den wichtigen Ausnahmen gehören:
Rechnungen an private Endverbraucher bei B2C-Umsätzen;
viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG;
Kleinbetragsrechnungen mit einem Bruttobetrag von höchstens €250;
Fahrausweise, die als Rechnung gelten;
Leistungen, die von Kleinunternehmern im Sinne der Kleinunternehmerregelung erbracht werden;
bestimmte Leistungen an juristische Personen, die nicht als Unternehmer handeln; und
bestimmte grundstücksbezogene Leistungen an private Endverbraucher.
Ein Kleinunternehmer kann von der Ausstellung einer E-Rechnung befreit sein, muss aber weiterhin in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Wechselt das Unternehmen später zur Regelbesteuerung, muss die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen erneut geprüft werden.
Was ist der Unterschied zwischen B2B- und B2G-E-Rechnungen?
Die umsatzsteuerlichen Vorschriften für Rechnungen zwischen Unternehmen dürfen nicht mit den gesonderten Anforderungen für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwechselt werden.
Für Rechnungen an Behörden des Bundes, der Länder oder der Kommunen können besondere B2G-Vorschriften gelten. Dazu gehören bestimmte Übermittlungsplattformen, technische Formate und zusätzliche Angaben wie die Leitweg-ID. Die konkreten Anforderungen richten sich nach der Behörde, an die die Rechnung übermittelt wird.
Für eine gewöhnliche B2B-E-Rechnung zwischen privaten Unternehmen ist grundsätzlich keine Leitweg-ID erforderlich.
Welche E-Rechnungsformate sind in Deutschland zulässig?
Eine E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten, die elektronisch verarbeitet werden können. Zu den in Deutschland verbreiteten Formaten gehören:
XRechnung: ein XML-basiertes Format, das häufig für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet wird, aber auch für B2B-Rechnungen geeignet ist;
ZUGFeRD: ein hybrides Format, das eine für Menschen lesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert; und
andere EN-16931-konforme Formate: weitere strukturierte Formate können zulässig sein, wenn sie die rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllen.
Nach den Hinweisen des Bundesministeriums der Finanzen erfüllen ZUGFeRD-Versionen ab Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Anforderungen. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Unternehmen können außerdem ein anderes strukturiertes Format, einschließlich eines EDI-basierten Formats, vereinbaren. Voraussetzung ist, dass sich alle nach dem deutschen Umsatzsteuerrecht erforderlichen Angaben richtig und vollständig aus dem verwendeten Format extrahieren lassen.
Ist eine PDF-Datei eine E-Rechnung?
Eine einfache PDF-Rechnung ist nach der seit dem 1. Januar 2025 geltenden Definition keine E-Rechnung. Ihr fehlen strukturierte Rechnungsdaten, die von einer Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden können.
Während der Übergangsfristen darf eine PDF-Datei unter den jeweils geltenden Voraussetzungen weiterhin als „sonstige Rechnung“ verwendet werden. Dadurch wird die PDF-Datei jedoch nicht zu einer E-Rechnung.
Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format ist anders aufgebaut, da die PDF-Datei zusätzlich eine eingebettete strukturierte XML-Datei enthält. Ob sie als E-Rechnung anerkannt wird, hängt von der verwendeten ZUGFeRD-Version und dem jeweiligen Profil ab.
Wie kann ein Unternehmen E-Rechnungen empfangen?
Unternehmen benötigen nicht zwingend eine teure Software, um E-Rechnungen empfangen zu können. Eine grundlegende technische und organisatorische Einrichtung kann folgende Schritte umfassen:
eine eigene E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen einrichten;
Lieferanten über die zu verwendende E-Mail-Adresse oder das Empfangsportal informieren;
prüfen, ob XML-Dateien und hybride Rechnungsdateien vom E-Mail- und Sicherheitssystem akzeptiert werden;
einen Viewer verwenden, um XRechnung-Dateien lesbar darzustellen;
strukturierte Rechnungsdaten vor der Buchung im Buchhaltungssystem validieren; und
die ursprüngliche strukturierte Datei in einem geeigneten Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsystem archivieren.
Die Finanzverwaltung stellt über ELSTER einen offiziellen Viewer zur Verfügung, mit dem XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen lesbar dargestellt werden können. Daneben gibt es kostenlose und kostenpflichtige Lösungen anderer Anbieter.
Wie wird eine E-Rechnung erstellt und versendet?
Der konkrete Ablauf hängt von der Buchhaltungssoftware, dem Rechnungsvolumen und den Anforderungen des Rechnungsempfängers ab. Ein typischer Prozess besteht aus folgenden Schritten:
alle für eine ordnungsgemäße Rechnung erforderlichen Angaben erfassen;
die Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem eingeben oder importieren;
ein geeignetes strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen;
prüfen, ob alle Pflichtangaben im strukturierten Teil der Rechnung enthalten sind;
die Datei validieren, um fehlende oder widersprüchliche Angaben zu erkennen;
die Rechnung über den vereinbarten Übertragungsweg versenden; und
die strukturierte Rechnungsdatei in ihrer ursprünglichen Form aufbewahren.
Eine technische Validierung ist empfehlenswert, weil dadurch technische und logische Fehler erkannt werden können. Eine erfolgreiche Validierung allein garantiert jedoch noch nicht, dass die Rechnung inhaltlich und steuerlich korrekt ist.
Ist für eine E-Rechnung eine digitale Signatur erforderlich?
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist für E-Rechnungen in Deutschland grundsätzlich nicht verpflichtend. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen dennoch gewährleistet sein.
Unternehmen können dies durch geeignete innerbetriebliche Kontrollverfahren sicherstellen, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Lieferung oder sonstigen Leistung schaffen. Eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein geeignetes EDI-Verfahren kann verwendet werden, ist jedoch nicht die einzige zulässige Möglichkeit.
Wie lange muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?
Ein- und ausgehende Rechnungen müssen für umsatzsteuerliche Zwecke grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist gilt sowohl für Papierrechnungen als auch für E-Rechnungen.
Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so gespeichert werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. Eine XML-Rechnung ausschließlich in eine PDF-Datei umzuwandeln und anschließend die ursprüngliche strukturierte Datei zu löschen, wäre daher nicht ausreichend.
Unternehmen sollten zusätzlich prüfen, ob für dieselben Unterlagen andere handelsrechtliche, steuerrechtliche oder branchenspezifische Aufbewahrungspflichten gelten.
Checkliste zur Einführung der E-Rechnung 2026
Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien empfangen kann.
Richten Sie eine eigene E-Mail-Adresse oder einen anderen Empfangskanal für Rechnungen ein.
Kontrollieren Sie, ob Ihre Sicherheitssysteme XML-Anhänge blockieren.
Ermitteln Sie, welche Kunden bereits strukturierte E-Rechnungen verlangen.
Stellen Sie fest, wann die Übergangsfrist für Ihr Unternehmen endet.
Prüfen Sie den Vorjahresumsatz, bevor Sie sich 2027 auf die €800.000-Regelung berufen.
Kontrollieren Sie, welche Rechnungsformate Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware unterstützt.
Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben in den strukturierten Rechnungsdaten enthalten sind.
Testen Sie die Validierung, Übermittlung, den Empfang und die Korrektur von E-Rechnungen.
Bewahren Sie die ursprünglichen strukturierten Dateien für die gesetzliche Aufbewahrungsdauer auf.
Dokumentieren Sie interne Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe.
Lassen Sie unklare oder ungewöhnliche Geschäftsvorfälle von einem Steuerberater prüfen.
Unterstützung bei der Einführung der E-Rechnung
Optis Digital unterstützt Unternehmen bei den technischen und organisatorischen Aufgaben rund um die Einführung der E-Rechnung. Dazu können die Analyse bestehender Arbeitsabläufe, der Vergleich geeigneter Softwarelösungen, die Vorbereitung digitaler Prozesse und die Koordination der Integration in vorhandene Systeme gehören.
Fragen zur Auslegung des deutschen Steuerrechts oder zur steuerlichen Behandlung einzelner Geschäftsvorfälle sollten von einem qualifizierten Steuerberater oder Rechtsanwalt geprüft werden.
Müssen 2026 alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen ausstellen?
Nein. In Deutschland ansässige Unternehmen müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Die allgemeine Übergangsregelung erlaubt für betroffene B2B-Umsätze jedoch noch bis zum 31. Dezember 2026 Papierrechnungen und mit Zustimmung des Empfängers andere elektronische Rechnungen.
Ja. Unternehmen, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Sie sind jedoch von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Umsätze im Rahmen dieser Regelung ausgenommen.
Ist eine per E-Mail verschickte PDF-Datei eine gültige E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Datei ist eine „sonstige Rechnung“, weil sie keine strukturierten und automatisch verarbeitbaren Rechnungsdaten enthält. Während einer anwendbaren Übergangsfrist darf sie unter den entsprechenden Voraussetzungen dennoch verwendet werden.
Kann eine E-Rechnung per E-Mail versendet werden?
Ja. Das deutsche Umsatzsteuerrecht schreibt keinen ausschließlich zu verwendenden Übertragungsweg vor. E-Mail, elektronische Schnittstellen, Portale und andere vereinbarte Übertragungswege sind grundsätzlich möglich.
Welches E-Rechnungsformat sollte ein Unternehmen verwenden?
XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile gehören zu den in Deutschland am häufigsten verwendeten Formaten. Welche Lösung besser geeignet ist, hängt von der Buchhaltungssoftware, den Anforderungen der Geschäftspartner und dem Bedarf an einer visuell lesbaren PDF-Darstellung ab.
Benötigt eine E-Rechnung eine digitale Signatur?
Nein. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist grundsätzlich freiwillig. Das Unternehmen muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung jedoch durch geeignete Verfahren sicherstellen.
Wie lange müssen E-Rechnungen gespeichert werden?
Die allgemeine umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre. Der ursprüngliche strukturierte Bestandteil einer E-Rechnung muss unversehrt aufbewahrt werden.
Ab wann werden strukturierte B2B-E-Rechnungen vollständig verpflichtend?
Nach Ablauf der Übergangsfristen müssen betroffene inländische B2B-Rechnungen grundsätzlich ab dem 1. Januar 2028 als strukturierte E-Rechnungen ausgestellt werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als €800.000 kann diese Verpflichtung bereits ab dem 1. Januar 2027 gelten.
With years of experience navigating the ever-evolving crypto landscape, Eugen knows exactly how to make content shine in Google’s eyes—without breaking the algorithm. With experience working as an SEO specialist in real fast-growing crypto companies, along with training in crypto trading, Google Ads Search Certification, and Google Analytics Individual Qualification, he is a master of SEO in the crypto world, blending AI-powered strategies with deep industry knowledge. From ChatGPT to blockchain trends, he knows how to make content rank, engage, and convert.
